home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1995 August / macformat-027.iso / mac / Shareware City / Info / ClarisWorks FAQ next >
Encoding:
Text File  |  1995-05-10  |  34.5 KB  |  917 lines  |  [TEXT/R*ch]

  1. The first release of the ClarisWorks FAQ. Covers all six CW document types,
  2. and includes useful tips and ResEdit hacks, such as changing the default
  3. font and measurement. 
  4.  
  5. This version is in plain text format. I'm uploading a StuffIt-compressed
  6. version in ClarisWorks 2.0 format.
  7.  
  8.  
  9. --         |  macfaq@aol.com   | AOL, Good Times and ZTerm FAQs |
  10. Les Jones  | lesjones@usit.net |  ftp://usit.net/pub/lesjones/  |
  11.  
  12.  
  13.  
  14.   
  15.   
  16.   
  17.               ClarisWorks Frequently Asked Questions
  18.   
  19.   
  20.                            by Les Jones
  21.                          macfaq@aol.com
  22.   
  23.   
  24.                             May 9,1995
  25.   
  26.   
  27.   
  28.        For use in a word processor, display in 9 point Monaco
  29.           or 10 point Courier with rulers set to 7 inches.
  30.   
  31.   
  32.   Purpose
  33.   
  34.   This document answers frequently asked questions (FAQs) about
  35.   ClarisWorks for Macintosh. It is intended to reduce the number of
  36.   repetitive questions about ClarisWorks that have been asked and
  37.   answered on many occasions. Please read this file before posting
  38.   questions about ClarisWorks.
  39.   
  40.   
  41.   Posting frequency and availability
  42.   
  43.   The FAQ will be posted once a month to the Usenet newsgroups
  44.   comp.sys.mac.apps and comp.sys.mac.comm. It will eventually be 
  45.   available on news.answers and comp.answers, but those groups are 
  46.   moderated, and it may take several months before the FAQ is approved
  47.   by the moderators. Once approved, the FAQ will be posted to those 
  48.   newsgroups, and will be available via FTP from rtfm.mit.edu in the 
  49.   pub/usenet directory.
  50.   
  51.   This FAQ, along with the America Online, Good Times Virus Hoax, and
  52.   ZTerm FAQs, is available via FTP from usit.net in the pub/lesjones
  53.   directory.
  54.   
  55.   
  56.   
  57.   1.00  General Questions
  58.   
  59.   
  60.   1.01  Where can I get ClarisWorks tech support, updaters,
  61.   templates, etc., online?
  62.   
  63.   AMERICA ONLINE
  64.   Keyword "claris"
  65.   
  66.   APPLELINK
  67.   Third Parties: Claris
  68.   
  69.   CLARIS BBS
  70.   Call 408-987-7421 with settings of 8 data bits, no parity, and 1
  71.   stop bit. 
  72.   
  73.   COMPUSERVE
  74.   GO CLARIS
  75.   
  76.   EWORLD
  77.   Shortcut "claris"
  78.   
  79.   INTERNET FTP
  80.   ftp.claris.com
  81.   
  82.   WORLD WIDE WEB
  83.   www.claris.com
  84.   
  85.   
  86.   1.02  What are the current versions and updaters?
  87.   
  88.   Note: this information is for U.S. versions only. International
  89.   versions are different in some cases.
  90.   
  91.   3.0 series  -->  no updates; 3.0 is the latest
  92.   2.0 series  -->  2.1v4
  93.   1.0 series  -->  1.0v4
  94.   
  95.   There are free updaters available within the series. There are no
  96.   free updaters from one series to another, e.g., from version 1.x to
  97.   2.x, or from version 2.x to 3.x
  98.   
  99.   
  100.   1.03  What new features are in different versions?
  101.   
  102.   VERSION 2.0
  103.   Paint module
  104.   Slide show
  105.   Outliner
  106.   Macros
  107.   
  108.   VERSION 2.1
  109.   Auto-hyphenation
  110.   PowerTalk support
  111.   Excel 4.0 translator
  112.   ClarisWorks 1.0 translator
  113.   
  114.   VERSION 3.0
  115.   Word Count
  116.   Full cross-platform file compatibility with ClarisWorks 3.0 for
  117.   Windows
  118.   Claris Assistants
  119.   Partial support for Macintosh (AKA System 7.5) Drag and Drop
  120.   Fat binary: accelerated for PowerPC
  121.   MacWrite Pro translator
  122.   
  123.   
  124.   1.04  Is there a free update to version 3.0 online?
  125.   
  126.   No. Version 3.0 is a pay upgrade. 
  127.   
  128.   
  129.   1.05  Where can I get more XTND translators?
  130.   
  131.   ClarisWorks uses Apple's XTND translator system. XTND is a standard
  132.   translator format, so you can add third-party translators to
  133.   ClarisWorks. Simply place them in the Claris Translators folder
  134.   (located in the Claris folder inside the System Folder).
  135.   
  136.   The translator mother lode is Dataviz' MacLinkPlus. With
  137.   MacLinkPlus installed, the popup menu in my Save As dialog box is
  138.   two feet tall. MacLinkPlus costs about $75, but is presently free
  139.   with the purchase of System 7.5 (but not with the lower cost System
  140.   7.5 upgrade), and is included with some Performas.
  141.   
  142.   R. Mark Fleming (markf@post.queensu.ca) has released his shareware
  143.   Translation Package, which includes XTND translators for
  144.   StartupScreen, Windows Bitmap (BMP), and PC PaintBrush (PCX), as
  145.   well as filters for Apple File Exchange.
  146.   
  147.   Leonard Rosenthal leonardr@netcom.com has written an HTML XTND
  148.   translator named HTML+ for creating World Wide Web pages. Includes
  149.   examples specifically for ClarisWorks and Nisus.
  150.   
  151.   Jonathan Ryan Day (jrday@eecs.umich.edu) and Brian A. Sullivan
  152.   (binky@eecs.umich.edu) wrote another HTML translator named, simply,
  153.   HTML XTND Translator. Includes an example for ClarisWorks.
  154.   
  155.   Alan Coopersmith (alanc@soda.csua.berkeley.edu) wrote a TeachText
  156.   XTND translator that reads and writes TeachText read-only documents
  157.   (the ones with the newspaper icon).
  158.   
  159.   
  160.   1.06  How do I create default document settings?
  161.   
  162.   This is in the manual, but it's one of ClarisWorks' most overlooked
  163.   features. First, create or open a document of the appropriate type
  164.   (word processing, drawing, etc.). Make all of your settings: font,
  165.   font size, margins, outline definitions, etc. Absolutely anything
  166.   you want. Then choose Save As. In the standard file dialog box,
  167.   choose Stationary from the Save As popup menu, and save your
  168.   document in the Claris folder (which is inside the System Folder)
  169.   with the appropriate name, as follows:
  170.   
  171.   Word processing   ClarisWorks WP Options
  172.   Spreadsheet       ClarisWorks SS Options
  173.   Drawing           ClarisWorks DR Options
  174.   Paint             ClarisWorks PT Options
  175.   Database          ClarisWorks DB Options
  176.   Communications    ClarisWorks CM Options
  177.   
  178.   Works will use your settings whenever you create a new document of
  179.   that type. The settings do not apply when opening an existing
  180.   document.
  181.   
  182.   
  183.   1.07  What are frames?
  184.   
  185.   Frames are one of the least understood concepts in ClarisWorks. A
  186.   frame allows you to embed one type of document into another. 
  187.   
  188.   For instance, say you want a table of numbers in your word
  189.   processing document. You would move you cursor to the tools palette
  190.   and select the spreadsheet tool (it's the one that looks like a fat
  191.   plus sign). Then you would use the spreadsheet tool to drag out a
  192.   rectangle in your word processing document. Bingo! You would then
  193.   have a mini-spreadsheet that could be resized and moved.
  194.   
  195.   You can place a paint, word processing, or spreadsheet frame in any
  196.   document type except communications. Draw objects are handled
  197.   somewhat differently. To place a draw object, you must paste it, or
  198.   use the File menu's Insert command. 
  199.   
  200.   
  201.   1.08  Why are my fonts and font menu messed up?
  202.   
  203.   You've probably noticed that the font menu in ClarisWorks and other
  204.   Claris applications displays fonts in their original typeface. The
  205.   font menu is actually a picture, stored in the Claris folder as a
  206.   file named "Claris Fonts". When ClarisWorks launches, it checks for
  207.   available fonts, then creates the Claris Fonts file. 
  208.   
  209.   If the Claris Fonts file becomes corrupted, the font menu may
  210.   appear in gibberish. Quit all Claris applications, and move the
  211.   Claris Fonts file from the Claris folder to the trash. The next
  212.   time you launch ClarisWorks, it will create a fresh, uncorrupted
  213.   ClarisWorks Fonts file.
  214.   
  215.   If the problem persists, you probably have a corrupted font. Use
  216.   Disinfectant to scan your hard drive. Besides checking for viruses,
  217.   Disinfectant can sometimes detect corrupted files, including
  218.   corrupted fonts. Corrupted fonts can cause many problems which are
  219.   extremely difficult to trace. If your fonts are corrupted,
  220.   reinstall them from your original font disks. Also, see the next
  221.   section for more help with finding corrupted fonts.
  222.   
  223.   
  224.   1.09  Why does ClarisWorks crash when I launch it?
  225.   
  226.   One of your fonts is probably corrupted. Determining which font is
  227.   corrupted is sometimes difficult. Try removing half of your fonts
  228.   at a time, then launching ClarisWorks. Repeat. When CW stops
  229.   crashing, you know that one of  fonts in the last batch you removed
  230.   was corrupted. Reinstall those fonts one at a time, launching
  231.   ClarisWorks each time. When CW starts crashing again, you'll know
  232.   that the last font you installed was corrupted. This method is
  233.   called the halving technique.
  234.   
  235.   If that doesn't work, the problem may be with one of your
  236.   extensions or control panels. Try restarting the computer with
  237.   extensions off (under System 7, restart the computer with the shift
  238.   key held down to disable extensions). If the problem disappears
  239.   when extensions are disabled, one of your extensions is at fault.
  240.   Use the halving technique in the previous paragraph to track down
  241.   the offending extension or control panel.
  242.   
  243.   
  244.   1.10  What is "file not found"? Why can't I do a Save As?
  245.   
  246.   ClarisWorks depends on the XTND translation system and XTND
  247.   translators to read and write non-ClarisWorks files, such as text
  248.   files, MacPaint files, etc. If the translator system or translators
  249.   are missing, you'll get a "file not found" error when trying to
  250.   open documents, and you will be unable to save files in anything
  251.   but ClarisWorks and ClarisWorks Stationery formats.
  252.   
  253.   *Make sure there is a file named "Claris XTND System" is inside the
  254.   Claris folder, which is inside the System Folder.
  255.   *Make sure your translators are stored in the Claris Translators
  256.   folder, which should be inside the Claris folder.
  257.   *Remove any duplicate copies of translators or the Claris XTND
  258.   System from the System Folder and Claris folder.
  259.   *If the files are in their proper place, quit ClarisWorks, and
  260.   remove the XTND Translator List file. This file is located in the
  261.   Claris folder under System 6, or in the Preferences folder under
  262.   System 7.
  263.   *If all else fails, rebuild the desktop by holding down the command
  264.   and option keys while the computer starts up. When asked if you
  265.   want to rebuild the desktop, click OK. If that fails to fix the
  266.   problem, reinstall ClarisWorks from the original disks.
  267.   
  268.   
  269.   1.11  Why do I get "not enough memory" messages?
  270.   
  271.   Sometimes, these messages simply mean that your computer doesn't
  272.   have enough memory (RAM) to open the applications you want to open.
  273.   Other times, the message means that the application doesn't have
  274.   enough RAM to open the selected document. 
  275.   
  276.   ClarisWorks ships with a modest RAM allocation, so it sometimes has
  277.   trouble opening large documents. To increase the allocation, quit
  278.   ClarisWorks, select the icon for the ClarisWorks application, and
  279.   choose Get Info from the File menu. Increase the Preferred Size
  280.   (called the Current Size prior to System 7.1). How much should you
  281.   increase it? That's hard to say. Try increasing it 25% at a time
  282.   until the messages go away. If increasing the RAM allocation
  283.   doesn't help, decrease the allocation back to its original size.
  284.   
  285.   
  286.   1.12  General tips
  287.   
  288.   *In ClarisWorks 2.0 and later, Command-N is the keyboard shortcut
  289.   for No in Yes/No/Cancel dialog boxes. Command-period or the escape
  290.   key can be used to press Cancel buttons. Command-Y, return, and
  291.   enter are the keyboard equivalents for Yes.
  292.   *When creating a new document, you can select the document type by
  293.   using the arrow keys. You can also use the following keyboard
  294.   shortcuts:
  295.   
  296.   Word processing   Command-1
  297.           Drawing   Command-2
  298.          Painting   Command-3
  299.       Spreadsheet   Command-4
  300.          Database   Command-5
  301.    Communications   Command-6
  302.   
  303.   
  304.   
  305.   2.00  Word Processing
  306.   
  307.   
  308.   
  309.   2.01  Can ClarisWorks 1.0, 2.0, or 2.1 do word count?
  310.   
  311.   Yes. Spell check the entire document, or just a selection (if you
  312.   want a word count for the selection only). When ClarisWorks
  313.   finishes spell checking the document, it reports the total number
  314.   of words checked. That's the word count. It's a kludge, but it
  315.   works in a pinch. If you frequently need word counts, copy and
  316.   paste the document into a text editor that does word count, such as
  317.   Rich Siegel's freeware BBEdit Lite.
  318.   
  319.   Version 3.0 includes a proper word count function.
  320.   
  321.   
  322.   2.02  How can I change the default font?
  323.   
  324.   Create a default word processing document, as described earlier in
  325.   the FAQ. When you create new word processing documents, Works will
  326.   use your custom defaults. However, ClarisWorks will not use your
  327.   defaults when opening an existing file. This is a pain when using
  328.   ClarisWorks to open text files from the Internet, which usually
  329.   need to be viewed in a monospaced font like Monaco or Courier. CW's
  330.   default font is 12 point Helvetica, which is proportionally spaced.
  331.   
  332.   Changing the default font with ResEdit
  333.   
  334.   Thanks to Paolo G. Cordone (pamolo@internet-eireann.ie) for these
  335.   instructions!
  336.   
  337.   ResEdit is a powerful tool for modifying programs. Because it's so
  338.   powerful, it has the potential to destroy files. Always use ResEdit
  339.   to work on a copy of a file, never on the original file. If you
  340.   received ClarisWorks with your Performa, and do not have a copy on
  341.   floppy disk, you should be especially careful. ResEdit is available
  342.   on most major online services, and via Internet FTP from
  343.   ftp.support.apple.com.
  344.   
  345.   NOTE: I've tested this on ClarisWorks 2.0, and it worked fine, but
  346.   I haven't tested it on other versions. Paolo reports that it works
  347.   with most newer Claris applications which have an LCAL resource.
  348.   
  349.   1.  Make a copy of your ClarisWorks application. 
  350.   2.  Launch ResEdit, and use it to open the copy of ClarisWorks.
  351.   3.  Doubleclick the LCAL resource. Doubleclick 128. 
  352.   4.  Choose Find Offset from the Find menu. In the Find dialog box,
  353.   type D and click Find.
  354.   5.  In the LCAL = 128 window, offset D will be highlighted. The
  355.   highlighted region should be 15. To change the font, simply type in
  356.   the hex value, as listed in the table below.
  357.   
  358.   Font name        hex value (to be entered)
  359.   ---------        -------------------------
  360.   
  361.   New York                   02
  362.   Geneva                     03
  363.   Monaco                     04
  364.   Venice                     05
  365.   London                     06
  366.   Athens                     07
  367.   San Francisco              08
  368.   Toronto                    09
  369.   Cairo                      0B
  370.   Los Angeles                0C
  371.   Times                      14
  372.   Helvetica                  15
  373.   Courier                    16
  374.   Symbol                     17
  375.   Mobile                     18
  376.   
  377.         *all 0's are zeroes*
  378.   
  379.   
  380.   2.03  How do I change the default measurement?
  381.   
  382.   Paolo pulls out another handy trick. Again, in the LCAL resource,
  383.   using the same technique as before, go to offset F and change the
  384.   byte from 00 to the following values:
  385.   
  386.   01 for Millimeters
  387.   02 for Centimeters
  388.   03 for Picas
  389.   04 for Points.
  390.   
  391.   The default (00) is Inches.
  392.   
  393.   
  394.   2.04  How do I hide and show invisible characters?
  395.   
  396.   Invisible character include things such as spaces, tabs, carriage
  397.   returns, and page breaks. Being able to see those characters during
  398.   editing makes fast work of finding traveling tabs, spawning spaces,
  399.   and recalcitrant returns. 
  400.   
  401.   Command-; (Command-Semi-colon) toggles between showing and hiding
  402.   invisible characters. In Works 2.0 and higher, this option is also
  403.   on the button palette, where it looks like a picture of an arrow
  404.   and a carriage return. This is a document-specific setting, so you
  405.   can have documents that show invisibles, and documents that don't.
  406.   You can change the default setting in preferences.
  407.   
  408.   
  409.   2.05  Why is the word processor so slow?
  410.   
  411.   The word processor is completely WYSIWYG (what you see is what you
  412.   get). Among other things, that means that it constantly repaginates
  413.   the document to make sure that lines are on the appropriate page.
  414.   The constant repagination murders speed on documents of moderate
  415.   size, even on fast machines.
  416.   
  417.   You can reduce the repagination somewhat by using page breaks to
  418.   break your document into sections. Simply choose Insert Break from
  419.   the Format menu at the appropriate locations in your documents. To
  420.   see the page break character, type Command-Semi-colon to make
  421.   invisible characters visible. The page break character looks like
  422.   an arrow pointing downward. To delete the page break, select it and
  423.   press the delete key.
  424.   
  425.   
  426.   2.06  Word Processing tips
  427.   
  428.   *Double clicking selects a word, triple clicking selects a line,
  429.   and quadruple clicking selects a paragraph. 
  430.   *Before pasting a graphic, select the Draw tool from the Tools
  431.   palette. (If you don't see the Tools palette, choose Show Tools
  432.   from the View menu. The Draw tool is in the upper left hand corner,
  433.   and is shaped like a large arrow.) When you paste the graphic,
  434.   ClarisWorks will treat it like a graphic element instead of a text
  435.   element. Graphic elements can be placed with greater flexibility. 
  436.   *ClarisWorks 2.1 and later can use Apple's Speech Manager or
  437.   MacInTalk to convert text to speech. To use this option, open a
  438.   word processing document and choose Edit Shortcuts from the
  439.   Shortcuts submenu (under the File menu). Scroll down the list of
  440.   buttons to find the lips button. Select the lips button and click
  441.   Add. Type Shift-Command-X to open the Shortcuts palette, and click
  442.   the lips button to read selected text. MacInTalk and Speech Manager
  443.   are available on eWorld, or via Internet ftp from
  444.   ftp.support.apple.com.
  445.   *Use the Insert Date and Insert Time commands to put date and time
  446.   stamps in your document. Works will automatically update the date
  447.   and time whenever you open the document.
  448.   
  449.   
  450.   
  451.   3.00  Spreadsheet
  452.   
  453.   
  454.   
  455.   3.01  What's the spreadsheet rounding problem?
  456.   
  457.   The material below is from the Claris tech info library on America
  458.   Online. I haven't determined which versions of ClarisWorks are
  459.   affected.
  460.   
  461.   ClarisWorks: Calculated Cells Showing Round-Off Errors
  462.   
  463.   Updated: 93-03-04
  464.   Document ID:
  465.   
  466.   Problem: 
  467.   
  468.   A calculated cell (e.g. =300-299.73) that has a Number 
  469.   format of General may display as 2.6999999e-1 or 
  470.   0.26999999999999999 when 0.27 is expected. 
  471.   
  472.   Solution: 
  473.   
  474.   Use Number... from the Format menu to format the cell as 
  475.   Fixed. 
  476.   
  477.   Cause: 
  478.   
  479.   Calculating the difference between two large numbers that 
  480.   is in the range of -1 to 1 may produce results that are 
  481.   slightly off.  This is due to the fact that ClarisWorks 
  482.   relies on the Standard Apple Numerics Environment (SANE) 
  483.   for it's computations and there are some precision related 
  484.   problems in SANE that ClarisWorks does not correct for. 
  485.   
  486.   Updated: 8/3/92 
  487.   Copyright 1992 
  488.   TechInfo ID ADBEH921973480 
  489.   
  490.   3.02  Can I search for empty cells and replace them with something?
  491.   
  492.   No.
  493.   
  494.   
  495.   3.03  Spreadsheet tips
  496.   
  497.   *To quickly move selected cells, press the command and option keys
  498.   and click in the destination cell.
  499.   *When scrolling, it's easy to lose track of column headers. Select
  500.   the cells you want to remain stationary, and choose Lock Title
  501.   Position from the Options menu. The headers will stay in place
  502.   while the rest of the cells scroll.
  503.   *When opening a text file, you'll need to set the document type to
  504.   Spreadsheet. Otherwise, ClarisWorks is likely to open the file as a
  505.   word processing document.
  506.   
  507.   
  508.   4.00  Drawing
  509.   
  510.   
  511.   
  512.   4.01  What's the difference between painting and drawing?
  513.   
  514.   Paint documents are bitmaps. Each point in the painting is black,
  515.   white, red, blue, or what have you. Paint documents are like
  516.   working with ink and paper. Once you've drawn something, the only
  517.   way to remove it is to erase it. You can't easily resize objects,
  518.   or change their fill color. Paint documents have limited
  519.   resolution, and look jagged when printed.
  520.   
  521.   Draw documents consist of individual objects. Each object is
  522.   mathematically defined. You can resize the object, change its fill
  523.   color, fill pattern, or fill gradient, or adjust the color,
  524.   thickness, and style of lines. You can delete entire objects
  525.   without affecting other objects. Text is fully editable, and prints
  526.   at the maximum resolution of your printer. Draw documents use less
  527.   disk space and RAM than equivalent paint documents.
  528.   
  529.   In general, use draw documents whenever possible, particularly for
  530.   text. Use paint documents only when you need a tool or effect that
  531.   isn't available in the draw layer. Even then you may want to create
  532.   a paint frame within your draw document.
  533.   
  534.   
  535.   4.02  Why doesn't text wrap work in my draw documents?
  536.   
  537.   Frame Links is turned off in the Options menu. Turn it on.
  538.   
  539.   
  540.   4.03  Who does rotated text print so badly?
  541.   
  542.   When printing to a QuickDraw printer (such as a StyleWriter or
  543.   DeskWriter), the text will be printed as a 72 dpi bitmap. This also
  544.   occurs with PostScript laser printers when the file has been saved
  545.   as a PICT. In these situations, Claris recommends placing the text
  546.   in a paint frame within the draw document. Before typing the text,
  547.   set the paint frame to the printer's maximum resolution using the
  548.   Resolution and Depth command in the Format menu.
  549.   
  550.   Maximum resolutions for various printers:
  551.   ImageWriters: 144 dpi in Best mode
  552.   DeskWriters: 300 dpi
  553.   Laserwriters: usually either 300 or 600 dpi; consult  owner's
  554.   manual
  555.   StyleWriters: 360 dpi
  556.   
  557.   
  558.   4.04  Drawing tips
  559.   
  560.   *Drawing objects are automatically snapped to invisible grid
  561.   points. The autogrid makes neat drawing effortless, but allows only
  562.   rough graphics positioning. For finer graphics placement, choose
  563.   Turn Autogrid Off from the Options menu, or type Command-Y.
  564.   *The selection rectangle normally selects objects which it
  565.   completely encloses. With the command key pressed, the selection
  566.   rectangle will select partially-enclosed objects.
  567.   *ClarisWorks sometimes has trouble pasting large graphics, and
  568.   reports that it's out of memory. To insert large graphics, use the
  569.   Insert command under the File menu. This also works in other
  570.   document types.
  571.   *The Align Objects command is a terrific way to precisely align
  572.   objects. It's one of my favorite features in the whole program. To
  573.   use it, select objects you want aligned, then choose the Align
  574.   Objects command under the Arrange menu.
  575.   *Use your keyboard's arrow keys to nudge selected objects.
  576.   *After drawing an object with, say, the circle tool, the arrow tool
  577.   becomes active. To draw another circle, you'll have to select the
  578.   circle tool again. Yawn. To keep the circle tool or any other tool
  579.   selected, doubleclick it.
  580.   
  581.   
  582.   
  583.   5.00  Paint
  584.   
  585.   
  586.   
  587.   5.01  Why do I get out of memory messages in paint documents?
  588.   
  589.   You'll often get out of memory messages when trying to increase the
  590.   resolution.  Basically, ClarisWorks is good for 72 dpi work, and
  591.   nothing better. ===beta testers: comments? If you're using 72 dpi
  592.   and still get out of memory messages, quit ClarisWorks, and
  593.   increase the memory allocation in the Get Info window.
  594.   
  595.   
  596.   5.02  Why can I open some GIFs and not others?
  597.   
  598.   I assume this has something to do with the different GIF
  599.   formats, but I haven't had time to test that assumption. Any help
  600.   would be appreciated.
  601.   
  602.   
  603.   5.03  Paint tips
  604.   
  605.   Double clicking the pen tool toggles between 100% and 800% views.
  606.   The text, pen, and fill color palettes are normally limited to 81
  607.   choices. To get a larger palette, choose Preferences from the Edit
  608.   menu, click the Palettes icon, and select Editable 256 Color
  609.   Palette. While you're at it, click the Load Palette button and
  610.   explore the palettes. 16 Hues is my favorite. These palettes are
  611.   also available for the other document types.
  612.   For fine editing work, choose New View from the View menu. Claris
  613.   will create a second document identical to the first. In the
  614.   original document, set the magnification to 800%. Now arrange the
  615.   two windows so that both are visible. As you edit the original,
  616.   magnified window, you can see the changes take effect at normal
  617.   size in the second view.
  618.   
  619.   
  620.   
  621.   6.00  Database
  622.   
  623.   
  624.   
  625.   6.01  Can I open FileMaker databases in ClarisWorks, and vice
  626.   versa?
  627.   
  628.   No. They don't open each other's files directly. 
  629.   
  630.   If you need to exchange information between the two, you'll need to
  631.   save the database in an intermediate format, such as text, DBF,
  632.   DIF, SYLK, etc. These intermediate formats preserve the data, but
  633.   not the layouts. DIF preserves the field names, text does not.
  634.   
  635.   ClarisWorks to FileMaker
  636.   
  637.   Open the database and choose Save As from the ClarisWorks File
  638.   menu. In the Save As popup menu, choose DIF. 
  639.   
  640.   Now launch FileMaker Pro and create a database with the same field
  641.   names that were in the ClarisWorks database. They don't have to
  642.   have the same names, but it will certainly make things easier. Then
  643.   choose Import Records from the File menu's  Import/Export submenu
  644.   to import the text file. FileMaker will present a dialog box that
  645.   allows you to match field names.
  646.   
  647.   FileMaker to ClarisWorks
  648.   
  649.   Open the database. You must select the records you want to export
  650.   by using finds and omits. To export all records, do a Find All
  651.   (Command-J). Then choose Export Records from the File menu's
  652.   Import/Export submenu. 
  653.   
  654.   ClarisWorks doesn't have an import function per se. You'll have to
  655.   choose Open from the ClarisWorks File menu, set the Document Type
  656.   popup menu to Database (this is important), and open the text file.
  657.   If you used DIF format, ClarisWorks will have the correct field
  658.   names. Otherwise, the fields will be named Field1, Field2, etc.,
  659.   and you'll need to rename them.
  660.   
  661.   
  662.   6.02  What's the difference between FileMaker Pro and ClarisWorks
  663.   database?
  664.   
  665.   Oh, there's just a whole lot of differences. If you're serious
  666.   about databases, get FileMaker Pro. As a registered ClarisWorks
  667.   users, you can upgrade to FileMaker for $99. A FileMaker demo is
  668.   available from the Claris support areas on various online services.
  669.   
  670.   Here are some of the differences:
  671.   
  672.   *FileMaker is faster. 
  673.   
  674.   *Unlike FileMaker, ClarisWorks has no import/export functions, so
  675.   there's no straightforward way to merge the contents of multiple
  676.   databases. For me, this greatly limits the utility of ClarisWorks
  677.   database.
  678.   
  679.   *FileMaker has its own scripting language. Scripts can automate a
  680.   series of complicated tasks, such as finding, sorting, copying,
  681.   pasting, printing, and much more. Scripts can even be assigned
  682.   keyboard shortcuts. 
  683.   
  684.   *You can create a button-driven interface in FileMaker. Buttons can
  685.   be defined to do a single function, such as sorting or changing
  686.   layouts, or they can activate scripts.
  687.   
  688.   *FileMaker has password security. You can protect the whole file,
  689.   or you can create users with different passwords and different
  690.   access levels. So, for instance, some users would only be able to
  691.   read the database, others could read and edit data, others could
  692.   define fields and modify layouts, etc.
  693.   
  694.   *FileMaker is networkable. A database can be stored on one machine,
  695.   and accessed by other machines on the network. Multiple users can
  696.   access and edit the database simultaneously. FileMaker is smart
  697.   enough to prevent two users from editing the same record at the
  698.   same time (record locking).
  699.   
  700.   *One FileMaker database can automatically look up data from other
  701.   FileMaker databases. This gives it some of the abilities of a
  702.   relational database.
  703.   
  704.   *FileMaker has repeating fields. 
  705.   
  706.   *FileMaker supports AppleScript events.
  707.   
  708.   *FileMaker fields can include pictures or sounds.
  709.   
  710.   
  711.   6.03  Database tips
  712.   
  713.   *When opening a text file, you'll need to set the document type to
  714.   Database. Otherwise, ClarisWorks is likely to open the file as a
  715.   word processing document.
  716.   *Getting the city, state, and zip code to look right on a mailing
  717.   label can be tricky. To make it easier, create a calculation field
  718.   that concatenates the city, state, and zip code fields. The formula
  719.   is 
  720.   
  721.   City & ", " & State & " " & Zip
  722.   
  723.   *Concatenation fields are useful for all sorts of things. For
  724.   instance, create a Full Name field that concatenates the first,
  725.   middle, and last name fields. When you need to search for a name,
  726.   you can search the Full Name field without knowing if the name is
  727.   the person's first, middle, or last.
  728.   *When designing a database, it's a good practice to include a
  729.   creation date field and a modification date field. Simply create
  730.   two new date fields named Created and Modified. In Options, select
  731.   the Auto Entry option for Variable for Creation Date or Modified
  732.   Date, as appropriate. 
  733.   *Another good database habit is to assign a unique numeric ID to
  734.   each record. Create a new number field called ID Number. Select
  735.   Options, and choose Serial Number.
  736.   
  737.   
  738.   
  739.   7.00  Communications
  740.   
  741.   
  742.   Even though this was written for ClarisWorks, it applies to almost
  743.   any program that uses the Communications Toolbox, such as SITcomm,
  744.   VersaTerm, etc.
  745.   
  746.   7.01  What is the Communications Toolbox (CTB)?
  747.   
  748.   The Communications Toolbox (CTB) is Apple's attempt to standardize
  749.   the tools and interface for Macintosh telecommunications. Many
  750.   recent Mac telecom programs, including ClarisWorks, use the CTB.
  751.   Because CTB programs have a similar interface, it's easy for the
  752.   user to move from one to the other. Because CTB tools are
  753.   standardized and modular, you can mix and match tools from
  754.   different programs, and add functionality to a program by adding
  755.   more tools. 
  756.   
  757.   There are four aspects to the CTB:
  758.   
  759.   Port manager
  760.   Used to locate non-standard ports, such as the internal modem in a
  761.   PowerBook. An application that uses the CTB port manager is said to
  762.   be CTB aware. An application can use the port manager without using
  763.   CTB tools. ZTerm is an example of such a program.
  764.   
  765.   Connection manager  
  766.   Controls the connection of your computer to another computer,
  767.   usually through a modem, but some tools allow connection across
  768.   local area networks (LANs) and wide area networks (LANs). An
  769.   example is the Apple Modem Tool included with ClarisWorks.
  770.   
  771.   Terminal manager
  772.   Controls the appearance of information onscreen. An example is the
  773.   VT102 tool included with ClarisWorks.
  774.   
  775.   File Transfer manager
  776.   Controls the transfer of files between your computer and the host
  777.   computer. Examples include the XMODEM and Kermit tools included
  778.   with ClarisWorks.
  779.   
  780.   Use of the CTB with System 6 requires the the CTB init. System 7
  781.   includes built-in support for the CTB, and only the tools are
  782.   necessary. Under System 6, CTB tools are stored in the
  783.   Communications folder inside the System Folder. Under System 7, CTB
  784.   tools are stored in the Extensions folder inside the System Folder.
  785.   Note, however, that CTB tools aren't really extensions. They're
  786.   external code stored in the Extensions folder so that programs can
  787.   easily find them.
  788.   
  789.   
  790.   7.02  Why isn't there a setting for 14400 or 28800?
  791.   
  792.   Surprisingly few telecommunications programs offer a 14400 setting,
  793.   though that seems to be changing. Even fewer offer 28800. If you're
  794.   using a 14.4 modem to call another 14.4 modem, set the speed to
  795.   19200 or faster. If you're using a 28.8 modem to call another 28.8
  796.   modem, use 38400 or faster.
  797.   
  798.   
  799.   7.03  How do I change the modem initialization string?
  800.   
  801.   Choose Connection from the Settings menu. Make sure Apple Modem
  802.   Tool is selected. From the Modem popup menu, choose Modify this
  803.   menu. If your modem is listed, doubleclick it. Otherwise, click Add
  804.   to create an entry for your modem. ClarisWorks will present a
  805.   dialog box for editing the init string.
  806.   
  807.   
  808.   7.04  Why don't the arrow keys work on my PowerBook?
  809.   
  810.   It's a bug in Apple's VT102 Tool. madole@aol.com wrote a fix,
  811.   though it requires ResEdit to install. You can find this and other
  812.   useful Communications Toolbox goodies at MarkSpace Softworks FTP
  813.   site at ftp://ftp.netcom.com/pub/mspace/ . ResEdit is available on
  814.   major online services, and via FTP from ftp.support.apple.com.
  815.   
  816.   
  817.   7.05  How can I type AT commands to the modem?
  818.   
  819.   First, choose Connection from the Settings menu and choose Serial
  820.   Tool from the Method popup menu. Then choose Open Connection from
  821.   the Session menu. If you've done everything right, the modem will
  822.   respond with OK when you type AT and press the return key. 
  823.   
  824.   7.06  Where can I get new file transfer tools (ZModem, YModem,
  825.   etc.)?
  826.   
  827.   Glenn Howes' YModem Tool GH and Brian Hall's Mark/Space ZMODEM Tool
  828.   demo are widely available on the networks. The ZMODEM Tool demo
  829.   allows unlimited downloading, but no uploading, and includes
  830.   instructions for ordering the full version.
  831.   
  832.   
  833.   7.07  Where can I get new connection tools (Telnet, etc.)?
  834.   
  835.   Tim Endries' TGE TCP Tool is widely available.
  836.   
  837.   
  838.   7.08  Where can I get new terminal tools (VT220, etc.)?
  839.   
  840.   There is a demo of a VT420/ANSI tool available online.
  841.   
  842.   
  843.   7.09  Communications tips
  844.   
  845.   *The Apple Modem Tool is slow to dial and slow to hang up. The
  846.   Hayes Modem Tool is much faster, and is available wherever you find
  847.   Mac freeware and shareware.
  848.   *I love ClarisWorks, but I prefer ZTerm for communications work.
  849.   ZTerm is shareware, and offers VT100, ANSI, X-, Y-, and Z-modem,
  850.   Kermit, scripting, and macros. I keep the latest version of ZTerm
  851.   and the ZTerm FAQ at my FTP site, usit.net, in the pub/lesjones
  852.   directory.
  853.   
  854.   
  855.   
  856.   8.00  About this Document
  857.   
  858.   
  859.   
  860.   8.01  Contacting the author
  861.   
  862.   My preferred email address is macfaq@aol.com. I can also be reached
  863.   at lesjones@usit.net. Binaries should be sent to that address. Please 
  864.   note that I do not work for Claris.
  865.   
  866.   
  867.   8.02  Where to find this and other FAQs by the author
  868.   
  869.   I have an FTP site at usit.net in the pub/lesjones directory. The
  870.   URL for the site is:
  871.   
  872.   ftp://usit.net/pub/lesjones/
  873.   
  874.   The URL for this document is:
  875.   
  876.   ftp://usit.net/pub/lesjones/clarisworks-faq.txt
  877.   
  878.   
  879.   8.03  Legal notices
  880.   
  881.   This publication is copyright 1995 by Leslie Jones of Softwords.
  882.   All rights reserved. 
  883.   
  884.   Unmodified copies of this publication may be distributed
  885.   electronically, and may be uploaded to nonprofit BBSes, to FTP
  886.   sites that allow anonymous login, and to commercial online services
  887.   that charge no more than a normal connect fee for downloading
  888.   files.
  889.   
  890.   Distribution on physical media, including but not limited to paper,
  891.   floppy disk, and CD-ROM, is prohibited without written permission
  892.   from the author, Leslie Jones. This restriction does not prohibit
  893.   individuals from making single copies for friends or for personal
  894.   use.
  895.   
  896.   Permission is granted to nonprofit user groups to distribute
  897.   unmodified copies of this publication with their shareware
  898.   collections. Permission is also granted to the moderators and
  899.   archivists of the sumex-aim archives at Stanford University to
  900.   include unmodified copies of this publication on the Info-Mac
  901.   CD-ROM.Anyone else who wants to distribute the FAQ on physical
  902.   media should contact me. 
  903.   
  904.   Trademark Notice
  905.   This publication contains the names of trademarked products. The
  906.   trademarks are the property of their respective owners, and are
  907.   used here only in an editorial capacity.
  908.   
  909.   Disclaimer of Warranty
  910.   Every attempt has been made to provide accurate information, but
  911.   Leslie Jones, Softwords,  and the contributors accept no
  912.   responsibility for actions resulting from the use of this
  913.   information. The person using this information assumes all
  914.   liability. THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION IS PROVIDED AS IS,
  915.   WITH NO WARRANTY OF ANY KIND.
  916.   
  917.